Tugas Online 2 Rekam Medis Rumah Sakit

TUGAS ONLINE 2

MANAJEMEN REKAM MEDIS

FAKULTAS ILMU KESEHATAN MASYARAKAT

(MANAJEMEN RUMAH SAKIT)

Disusun Oleh :

Kelompok

1.     Indah Lestari                201431069

2.     Lely Ferawaty P            201431259

3.     Dwi Utami                     201431201

UNIVERSITAS ESA UNGGUL

JAKARTA

2014

1.      Apa peraturan yang mengatur tentang pemusnahan RM?

1.      UU no.7 / 1971 : Ketentuan Pokok-Pokok Kearsipan

2.      PP no.34 / 1979 : Kearsipan

3. PERMENKES  No. 269/MenKes/Per/III/2008 : tentang MEDICAL RECORD

·         Pasal 7 ayat 1 : Lama Penyimpanan rekam medis sekurang-kurangnya untuk jangka waktu 5 (lima) tahun sejak tanggal terakhir pasien berkunjung.

·         Pasal 7 ayat 2 : Lama Penyimpanan rekam medis yg berkaitan dengan hal-hal khusus,  dapat diterapkan sendiri .

·         Pasal 8 ayat 1 : Setelah batas waktu sebagaimana dimaksud pasal 7 dilampoi, dapat dimusnahkan .

·         Pasal 8 ayat 2 :Tata cara pemusnahan sebagaimana dimaksud ayat 1 , ditetapkan oleh Direktorat Jenderal Pelayanan Medik .

·         Surat Edaran DIRJEN Yanmed No.HK.00.05.1.5.10.373/ 1993 : Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir RM dasar dan Pemusnahan arsip RM di rumah sakit.

·         Surat Edaran DIRJEN Yanmed no.HK.00.05.1.5.01160  tahun 1995 : Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir RM dasar dan Pemusnahan arsip RM di rumah sakit.

4. Kep.DIRJEN Yanmed no.78 /RS / Umdik / Ymu /I/ tahun 1991 : Petunjuk Pelaksanaan Rekam Medis di Rumah Sakit .
5. UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

2.   Ada 3 tahap pemusnahan:

a.   Jelaskan tahap pemindahan

Tata Cara Pemindahan Berkas Rekam Medis Aktif Menjadi Berkas Rekam Medis  In Aktif

a)      Dilihat dari tanggal kunjungan terakhir .

b)      Setelah 5 (lima) tahun dari kunjungan terakhir tersebut berkas dipisahkan di ruang  lain/terpisah dari berkas RM aktif.

c)      Berkas  rekam  medis    inaktif  dikelompokkan  sesuai  dengan  tahun  terakhir kunjungan.

b.   Jelaskan tahap penilaian. dan jelaskan  tabel retensi yang ada?

Tata cara penilaian rekam medis yakni melakukan penyusutan rekam medis dengan melakukan pemindahan  yakni menjadikan berkas rekam medis aktif menjadi berkas medis in aktif, dengan cara :

1.      Dilihat dari kunjungan terakhir.

2.      Setelah 5 tahun dari kunjungan terakhir tersebut berkas dipisahkan di ruang lain  atau terpisah dari berkas rekam medis aktif.

3.      Berkas rekam medis in aktif dikelompokkan sesuai dengan tahun terakhir kunjungan.

Tata cara penilaian, yaitu :

1.      Berkas rekam medis yang dinilai adalah berkas rekam medis yang telah 2 tahun inaktif.

2.      Indikator  yang digunakan untuk menilai rekam medis inaktif , yaitu :

a.       Seringnya rekam medis digunakan untuk pendidikan dan penelitian.

b.      Memperhatikan nilai gunanya, yaitu :

·         Primer : administrasi, hukum, keuangan, iptek

·         Sekunder : pembuktian dan sejarah

c.       Lembar rekam medis yang dipilah , yakni :

·         Ringkasan masuk dan keluar

·         Resume

·         Lembar operasi

·         Identifikasi bayi

·         Lembar persetujuan

·         Lembar kematian

d.      Berkas rekam medis sisa dan berkas rekam inaktif.

e.       Lembar rekam medis sisa dan berkas rekam medis rusak tidak terbaca disiapkan untuk dimusnahkan.

Tabel Retensi

1.      Jadwal Retensi Arsip Rekam Medis (SE 1995)

Untuk  pertama  kalinya  sebelum  melakukan  proses  pemusnahan  harus terlebih  dahulu  ditetapkan  jadwal  Retensi  Arsip  Rekam  Medis  sebagaimana berikut :

a.       Umum

Umum = Aktif 5 - 15 Tahun., In Aktif  2 -5 Tahun.

No	Kelompok	Aktif		In aktif
		Rawat Jalan	Rawat Inap	Rawat Jalan	Rawat Inap
1	Umum	5 th	5 th	2 th	2 th
2	Mata	5 th	5 th	2 th	2 th
3	Jiwa	10 th	5 th	5 th	5 th
4	Orthopaeda	10 th	10 th	2 th	2 th
5	Kusta	16 th	15 th	2 th	2 th
6	Ketergantungan Obat	15 th	15 th	2 th	2 th
7	Jantung	10 th	10 th	2 th	2 th
8	Paru	5 th	10 th	2 th	2 th

b.      Anak : di retensi menurut kebutuhan tertentu.

c.       KIUP + Register + Indek, disimpan permanen atau abadi.

d.      Retensi berkas-berkas Rekam Medis berdasarkan penggolongan penyakit.

Rumah Sakit harus membuat ketentuan sendiri bila retensinya lebih lama dari ketentuan umum yang  ada, antara lain untuk :

·         Riset dan edukasi

·         Kasus-kasus terlibat hukum ( legal aspek) minimal 23 tahun setelah ada ketetapan hukum

·         Untuk kepentingan tertentu

·         Penyakit jiwa,  ketergantungan obat, Orthopaedi,  kusta,

·         Mata

·         Perkosaan

·         HIV

·         Penyesuaian  kelamin

·         Pasien orang  asing

·         Kasus adopsi

·         Bayi Tabung

·         Cangkok Organ

·         Plastik Rekontruksi

e.       Retensi berdasarkan diagnosa

·         Masing-masing  Rumah Sakit berdasarkan keputusan  Komite Rekam Medis/  Komite Medis menetapkan jadual Retensi dari diagnosis tertentu, bila lebih dari ketentuan umum dengan pertimbangan nilai  guna.

·         Indikator Nilai Guna

Primer  : Adminstrsi, Hukum, Keuangan dan IPTEK.

Sekunder  : Pembuktian dan Sejarah.

c.   Jelaskan tahap pemusnahan!

Tata cara dalam pemusnahan dokumen rekam medis antara lain:

1.      Pembentukan tim pemusnah yang terdiri dari komite rekam medis sebagai ketua, kepala rekam medis sebagai sekretaris, tata usaha dengan beranggotakan petugas filing dan tenaga lainnya yang terkait berdasarkan Surat Keputusan Direktur Rumah Sakit.

2.      Tim Pemusnah membuat daftar pertelaan dokumen rekam medis in aktif yang akan dimusnahkan. Daftar pertelaan berisi tentang Nomor rekam medis, tahun terakhir kunjungan, jangka waktu penyimpanan dan diagnosis terakhir.

3.      Cara pemusnahan dokumen rekam medis dapat dilakukan dengan cara antara lain:

a.       Dibakar dengan menggunakan incenerator atau dibakar biasa.

b.      Dicacah dibuat menjadi bubur.

c.       Dilakukan oleh pihak ketiga dengan disaksikan oleh tim pemusnah.

4.   Tim Pemusnah membuat berita acara pemusnahan pada saat pemusnahan berlangsung yang ditandatangani oleh ketua tim pemusnah dan sekretaris tim pemusnah yang diketahui oleh direktur rumah sakit.

5.   Berita acara pemusnahan rekam medis, yang asli disimpan di rumah sakit, lembar ke 2 dikirim kepada pemilik rumah sakit (rumah sakit, vertikal kepada Dirjen. pelayanan medik).

6.   Khusus untuk  dokumen rekam medis yang sudah rusak atau tidak terbaca dapat langsung dimusnahkan dengan terelebih dahulu membuat pernyataan diatas kertas bersegel yang ditandatangani oleh direktur yang isinya menyatakan bahwa dokumen rekam medis sudah tidak dapat dibaca sama sekali sehingga dapat dimusnahkan. Adapun isi dari daftar pertelaan sebagai berikut:

Tabel 2.2

Format Daftar Pertelaan Arsip Rekam Medis In Aktif Yang Akan Dimusnahkan

No	Nomor Rekam Medis	Tahun	Jangka Waktu Penyimpanan	Diagnosis Akhir
1	2	3	4	5

Sumber: (DepKes, RI. 2006)

3.   Siapa yang melakukannya pada setiap tahap di atas?

Tim yang melakukan tahapan penilaian rekam medis yaitu tim penilai yang dibentuk dengan SK Direktur yang beranggotakan komite rekam medis atau komite medis, petugas rekam medis senior, perawat senior dan tenaga lain yang terkait. Sedangkan tim yang melakukan tahapan pemusnahan rekam  medis yaitu komite medis sebagai ketua, kepala rekam medis sebagai sekretaris dan beranggotakan petugas filing.

4.      Sebelum pemusnahan ada tahap yang sering dilakukan yaitu pengalih mediaan. Jelaskan apa arti pengalih mediaan!

Pengalih median adalah suatu kegiatan mengalihkan dokumen  rekam  medis yang dianggap penting  ke dalam microfilm atau media lainnya sebelum dimusnahkan, yang sesuai dengan dokumen aslinya dan  hasil cetaknya merupakan  alat bukti yang sah sehingga dapat dilegalisasi untuk keperluan pengadilan dan kepentingan hukum lainnya.